הארגונים הריווחיים הם גם היציבים ביותר, אך כדי לשמור על רווחיות לאורך זמן נדרשת בהירות ושליטה על הנתונים העסקיים. אילו דוחות BI ניתן להפיק לניטור מערכות פיננסיות? הנה ארבעה דוחות BI ריווחיים, שמשנים לחלוטין את תפיסת קבלת ההחלטות העסקיות.
דוח הנהלה שבועי
דוח מקצועי המציג את ביצועי הארגון ברמות השונות ובהתאם להגדרות הארגוניות. הנתונים המופיעים בדוח זה מתייחסים לתוכנית העבודה השנתית ולעמידה ביעדים שהוגדרו מראש. היתרון המובהק – יכולת לעקוב אחר תהליכים ארוכים, לאתר עיכובים ולמצוא עבורם פתרון במהירות. הנה רשימת הנתונים, שעשויה להופיע בדוחות BI מסוג זה:
- היקף המכירות השבועי
- היקף עמידה ביעדים אישיים בקרב צוותי המכירה
- היקף עמידה במענה לפניות נכנסות
- כמות לידים פתוחים
- כמות נטישות/ עזיבות
- נתוני הצלחה בשימור לקוחות
- קצב התקדמות בתהליכי הייצור
- כמות הזמנות רכש פתוחות
- ניצול תקציבים לתקופה בחלוקה לסעיפי תקציב
- כמות פריטים הנמצאים בחוסר או בעודף
- כמות ההזמנות הפתוחות במערכת עקב מחסור במלאי
- היקף החיסורים של אנשי הצוות
- היקף החשבוניות הפתוחות והתשלומים לספקים
דוח חריגים
זהו דוח המאפשר לקבל מידע בזמן אמת אודות חריגות תקציביות בסעיפים השונים. הדוח מתאים לארגונים בסדר גודל בינוני ומעלה, אשר מנהלים עשרות ואף מאות חשבונות בנק וסעיפי תקציב, וכן לארגונים בעלי אופי פרוייקטלי, הנדרשים לעמוד במדדים תקציביים על פני ציר הזמן.
דוחות BI מסוג זה מאפשרים לארגונים לחקור בזמן אמת את הנתונים, אשר הביאו לחריגה ולמזער את הבעיה. באמצעות דוח זה ניתן לגלות מיצוי לקוי של חומרי גלם, זמן עבודה ומכונות, בעיות עם ספקים, ביצועי צוות, שאינם עומדים ביעדים, הנחות והטבות שמתומחרות באופן לקוי וכדומה. ישנן מערכות BI המאפשרות להפיק דוחות BI הקוראים לפעולה ניהולית.
דוח דרישת תשלום ללקוחות
דוח BI ריווחי ביותר המאפשר לשלוט על תזרים המזומנים הארגוני ולמנוע מקרים בהם לקוחות התחמקו או לא ביצעו תשלום במועד, שנקבע עמם מראש. דוח זה מתאים לעסקים העובדים בשיטת "ריטיינר" חודשי, כלומר עם לקוחות, שהגביה נעשית מולם במסגרת שוטף פלוס.
הדוח מאפשר לרכז את הלקוחות לפי תנאי התשלום הייחודיים להם ולתכנן מראש את תזרים המזומנים על סמך התשלומים העתידיים. מנהלים נוהגים לקבל החלטות ניהוליות הקשורות לרכש, גרט והכנסת חידושים ארגוניים בהתאם לתחזית ההכנסות, המפורטת בדוח.
דוחות חשבונאיים
דוחות BI רבים מרכזים נתונים חשבונאיים לרבות: ספקים ולקוחות, חייבים וזכאים, הפקת חשבוניות, תשלומים לרשויות המס השונות, דוח הוצאות עלפי סעיפי הוצאה, דוח חריגות בסעיפי הוצאה וכדומה.
כיצד ניתן להפיק דוחות BI?
את הפקת הדוחות ניתן לבצע בלחיצת כפתור ואף לתזמן מראש למועדים שונים. דוחות BI נשלחים דרך המערכת לגורמים פנים ארגוניים ולגורמים חוץ ארגוניים.
המידע מוזרם אל דוחות BI באמצעות מנוע פלטפורמת ה – BI ומתעדכן בזמן אמת. ככלל, לא קיימת הגבלה על הפקת דוחות BI וניתן לעשות זאת בכל עת שנדרש הדבר.
